Tutorial Membuat Situs PPDB/SPMB Online Berbasis Google Sheets Gratis

Kegiatan PPDB atau SPMB seringkali menjadi momen yang sibuk bagi guru-guru di sekolah. Menyusun berkas fisik sering menjadi kendala pada kegiatan ini, terkadang lembaran formulir yang telah diisi hilang. Sebagai solusi dari masalah tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem digital akan mempermudah dalam mengorganisasikan data-data yang dibutuhkan bagi calon peserta didik baru. Tentu kita bisa memanfaatkan ekosistem Google untuk membangun sistem PPDB/SPMB Online sendiri.

Dalam artikel ini, kita akan belajar cara menghubungkan Google Sheets, Google Drive, dan Google Apps Script untuk membuat situs PPDB/SPMB Online untuk sekolah dengan data formulir sesuai standar kebanyakan sekolah.

Alasan Menggunakan Google Spreadsheet

• Gratis: Tidak memerlukan biaya langganan hosting atau database mahal.
• Real-Time: Data yang diisi calon peserta didik langsung masuk ke Google Sheets dalam hitungan detik.
• Privasi Terjamin: Berkas unggahan tersimpan rapi di folder Google Drive sekolah atau operator sekolah.
• Bebas Utak Atik: Kita dapat mengatur logo, nama sekolah, hingga tahun ajaran sesuai kebutuhan.

Langkah Pembuatan Situs SPMB/PPDB

1. 1
   Mempersiapkan Database dan Folder

   Di sini kita mempersiapkan wadah penyimpanan data dan file.

   • Buatlah folder baru di Google Drive (misal Foto Formulir PPDB).
   • Salin ID Drive atau catat dulu (terdapat di link folder DRIVE).
   • Buat file baru di spreadsheets dengan judul (misal Form PPDB).
   • Masukkan text untuk kolom spreadsheet yaitu di file yang bernama box. Filenya ada di sini.
2. 2
   Penulisan Kode (Apps Script)

   Buka Google Sheets yang telah dibuat, lalu akses menu Extensions > Apps Script.

   • Kode .gs: Digunakan untuk memproses pengiriman data dan mengatur alur masuknya file ke folder Drive. Anda bisa menyalin kode GS yang ada di file drive saya yang dibagikan tadi. Jangan lupa, ID folder drive yang tadi disalin dan dimasukkan ke kode gs ini sesuai yang ada di gambar di bawah ini:

     
   • File HTML (Index): Ini adalah tampilan antarmuka formulir Anda. Di sini Anda bisa mengubah nama sekolah Anda sendiri dan mengatur tampilan logo sekolah menggunakan link hosting gambar. Anda bisa menyalin dari file drive tadi dan ditempel ke apps script Anda dengan mengklik ikon tambah di atas kode.gs dan namakan index dengan file html.

     
3. 3
   Memberikan Izin Akses

   Sebelum aplikasi dapat dipublikasikan, jalankan fungsi simpanData di editor script untuk memunculkan dialog izin. Karena aplikasi ini harus mengakses Drive dan Sheets pribadi Anda, Google akan meminta verifikasi keamanan. Klik Review Permissions dan berikan akses semuanya.

4. 4
   Mempublikasikan

   Langkah terakhir adalah membagikan aplikasi ke publik:

   • Klik tombol Deploy > New Deployment.
   • Pilih jenis Web App.
   • Atur akses menjadi "Anyone" agar orang tua siswa bisa mengakses formulir tanpa perlu login akun google.
   • Salin URL Web App yang muncul. Link inilah yang akan menjadi alamat website pendaftaran Anda. Lalu bagikan link tersebut ke grup atau dibuatkan QR Code.

Anda dapat menonton caranya di video di bawah ini:

Dengan memanfaatkan teknologi serverless dari Google, sekolah Anda kini dapat memiliki sistem pendaftaran yang canggih tanpa ketergantungan pada pihak ketiga. Keamanan data sepenuhnya berada di tangan operator sekolah, dan rekapitulasi data menjadi jauh lebih simpel.